Бухгалтерский аутсорсинг: Оптимизация финансового управления для вашего бизнеса.
Бухгалтерия — это не та область, на которую руководство компании хочет тратить свое время и ресурсы. Сегодня многие компании ищут способы оптимизировать свои бизнес-процессы и снизить издержки, и один из эффективных методов — аутсорсинг бухгалтерских услуг. В этом посте мы рассмотрим, что такое бухгалтерский аутсорсинг, когда и почему его стоит рассмотреть, а также какие преимущества он может принести.
Что такое бухгалтерский аутсорсинг?
Аутсорсинг бухгалтерии подразумевает полную или частичную передачу учетных функций профессиональной компании. Это может включать налоговый и бухгалтерский учет, расчет зарплаты, подготовку платежных документов, сдачу отчетности, а также консультации и юридическое сопровождение. Суть аутсорсинга бухгалтерских услуг заключается в том, что компания берет на себя все заботы по ведению бухгалтерии и налогообложения, освобождая вас от необходимости заниматься этим самостоятельно.
Бухгалтерская компания, предоставляющая аутсорсинговые услуг, может предложить различные формы обслуживания, начиная от полного ведения бухгалтерского учета до выполнения отдельных задач. Виды бухгалтерского аутсорсинга могут варьироваться в зависимости от специфики деятельности вашей компании и ваших финансовых возможностей.
Когда стоит рассмотреть бухгалтерский аутсорсинг?
Рассмотрим ситуации, когда компании начинают задумываться о передаче бухгалтерии на аутсорсинг.
1. Возникновение проблем с бухгалтерией
- Внезапное увольнение бухгалтера в период отчетности.
- Налоговые санкции или блокировка счета из-за ошибок бухгалтерии.
- Жалобы сотрудников или партнеров на работу бухгалтерии.
- Обнаружение фактов мошенничества со стороны бухгалтера.
- иные причины.
В таких ситуациях руководители часто приходят к мысли, что вместо поиска нового главного бухгалтера, который может оказаться не лучше предыдущего, стоит рассмотреть кардинальные изменения. Одним из решений становится передача бухгалтерии профессиональной компании, что позволяет избежать зависимости от конкретного специалиста.
2. Низкая эффективность внутреннего бухгалтера
- Бухгалтер не готов брать на себя ответственность и боится общения с госорганами.
- Не способен оказать качественную экспертную поддержку.
- Отстает от изменений в бизнесе, предпочитая работать по-старинке.
Руководство быстро понимает, что найти идеального бухгалтера, разбирающегося во всех аспектах (налоги, юриспруденция, IT) и ориентированного на результат, сложно. В таких случаях выгоднее нанять бухгалтерскую фирму, обладающую необходимыми ресурсами и экспертизой.
3. Снижение расходов на бухгалтерию
Аутсорсинг часто рассматривается как способ сократить текущие расходы на бухгалтерию. Услуги бухгалтерских фирм существенно дешевле содержания штатной бухгалтерии. К тому же, это дает доступ к технологиям, которые бизнес не может позволить себе внедрить самостоятельно.
4. Сохранение независимости бухгалтерии
Когда в компании несколько учредителей или наемный менеджмент, аутсорсинг бухгалтерии помогает сохранить независимость бухгалтерской службы и обеспечить равноправный доступ к финансовой информации для всех заинтересованных сторон.
Преимущества бухгалтерского аутсорсинга
Аутсорсинг бухгалтерских услуг может принести компании множество преимуществ:
1. Экономия времени и ресурсов.
Удаленная бухгалтерия позволяет сосредоточиться на основных бизнес-процессах, не отвлекаясь на учетные задачи.
2. Снижение затрат.
Услуги бухгалтерской фирмы обходятся дешевле, чем содержание штатной бухгалтерии в несколько раз.
3. Доступ к экспертизе и технологиям.
Бухгалтерские компании обладают специализированными знаниями и ресурсами, которые могут быть недоступны штатным бухгалтерам или бухгалтерам одиночкам.
4. Минимизация рисков.
Аутсорсинг помогает избежать ошибок и мошенничества, так как бухгалтерская фирма несет ответственность за качество своей работы которая прописана в договоре.
5. Гибкость и масштабируемость.
Аутсорсинг позволяет легко адаптировать объем бухгалтерских услуг под текущие потребности бизнеса.
Виды бухгалтерского аутсорсинга
Бухгалтерский аутсорсинг возможен в различных формах. Чем крупнее бухгалтерская компания, тем больше вариантов она может предложить:
Полный аутсорсинг
Полный аутсорсинг бухгалтерии предполагает полную замену штатного бухгалтера или даже целой бухгалтерской службы. Он включает в себя ведение налогового и бухгалтерского учета, расчет зарплаты, подготовку платежных документов, сдачу всех видов отчетности, а также дополнительные услуги, такие как:
- Подготовка управленческой отчетности.
- Оптимизация налогообложения.
- Юридическое сопровождение.
- Доработка или смена учетных систем.
- Внедрение электронного документооборота (ЭДО).
- Предоставление нужных программ на базе 1С.
Выборочный аутсорсинг
В отличие от комплексного бухгалтерского аутсорсинга, заказчиками которого обычно являются генеральный или финансовый директор, инициатором выборочного аутсорсинга бухгалтерии чаще всего становится начинающий предприниматель или главный бухгалтер. Они делегируют часть своих функций проверенным фирмам по следующим причинам:
- Хотят отойти от рутины, решать стратегические задачи
- Не хотят раздувать штат и решать связанные с этим организационные вопросы (найм, адаптация, обучение новых сотрудников, их контроль, профессиональная и личностная мотивация).
- Хотят воспользоваться готовыми технологическими решениями, на внедрение которых у компании нет времени и свободных денег.
- Хотят разделить с бухгалтерской фирмой ответственность за ведение особо сложных или высокорисковых участков бухгалтерии.
- Ценят экспертную горячую линию, где можно бесплатно проконсультироваться по любому профессиональному вопросу.
Самые популярные участки, которые передают на выборочный аутсорсинг:
- Расчет зарплаты сотрудников.
- Ведение кадрового учета сотрудников заказчика.
- Формирование и предоставление в контрольные органы бухгалтерской и налоговой отчетности.
- Юридическое сопровождение финансово-экономической деятельности заказчика.
Ведение учета от лица главного бухгалтера
Бывает и обратная ситуация, когда бухгалтерский аутсорсинг нужен не для того, чтобы закрыть какой-то участок под руководством штатного главбуха, а наоборот – чтобы оставить в штате простые учетные функции, передав на аутсорсинг составление и сдачу отчетности организации.
Главный бухгалтер на аутсорсинге – одна из наиболее востребованных услуг у компаний малого и среднего бизнеса, особенно, если компания активно растет, имеет сложный учет, но не может пока конкурировать за высококвалифицированные кадры.
Контроль и ответственность
За ведение учета всегда отвечает генеральный директор компании. Однако, с бухгалтерской компании можно взыскать материальный ущерб в случае ошибок. Многие бухгалтерские фирмы страхуют свою профессиональную ответственность, что является их преимуществом перед штатными бухгалтерами.
Подписание отчетности при аутсорсинге
Часто генеральные директора рассматривают бухгалтерский аутсорсинг как способ снять с себя ответственность за ведение учета. Однако, важно помнить, что ответственность за качество учета всегда лежит на генеральном директоре юридического лица. Взыскать материальный ущерб со штатного бухгалтера практически невозможно, тогда как с бухгалтерской компанией отношения закрепляются юридическим договором, что позволяет привлечь её к ответственности в рамках Гражданского кодекса.
Как контролировать ведение бухгалтерского учета сторонней организацией
Для этого клиентам предлагаются личные кабинеты, дающие возможность отслеживать, что именно сейчас в работе и в какие сроки будет выполнена та или иная задача. Также предоставляется круглосуточный удаленный доступ в бухгалтерские базы. Солидные бухгалтерские компании заинтересованы в прозрачных взаимоотношениях с клиентами и постоянно совершенствуют контрольные процедуры.
Как выбрать аутсорсинговую компанию?
Критерии выбора компании для ведения удаленной бухгалтерии
- Длительность работы и масштаб компании.
- Наличие подробных регламентов.
Изучив регламенты, вы будете лучше понимать, как работает удаленная бухгалтерия.
- Технологичность.
Попросите продемонстрировать, каким образом осуществляется контроль качества и сохранность вашей бухгалтерской базы.
- Финансовая ответственность.
Проверьте полис страхования профессиональной ответственности и убедитесь, что ответственность прописана в договоре.
- Рекомендательные письма.
Запросите отзывы клиентов на фирменных бланках с печатью и подписью.
- Личные впечатления
Важно, чтобы на первой встрече с потенциальным исполнителем бухгалтерских услуг у вас сложилось положительное впечатление. Если вам не комфортно с этой фирмой, если они не задумываются над вашими задачами или предлагают шаблонные решения, возможно, это не ваш партнер.
Заключение
Аутсорсинг бухгалтерии — это не просто способ сократить расходы, но и возможность повысить эффективность учетных процессов, минимизировать риски и получить доступ к профессиональной экспертной поддержке. Выбор надежной бухгалтерской фирмы — ключ к успешному сотрудничеству и долгосрочным выгодам для вашего бизнеса. Убедитесь, что выбрали аутсорсера, который соответствует вашим ожиданиям и требованиям, и наслаждайтесь преимуществами удаленной бухгалтерии.